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9 - Ordenar o ambiente, mantendo a terra fértil
De nada adianta preparar a terra, retirar as coisas do terreno, se não sabemos aonde colocar.
Por isso é muito importante ordenar todas as anotações. Se nós não ordenamos...
O que acontece? No dia seguinte, vem uma cobrança por não ter observado com carinho cada um dos itens que estão no caderno, que estão no SmartPhone.
E nisso, passamos a nos sabotar. Deixamos de acreditar na importância de anotar todas as atividades.
Por isso, ordenar é uma prática fundamental para esse método.
Como foi visto na primeira prática temos duas maneiras de arquivar os nossos pensamentos.
A primeira delas é através de um pequeno caderno ou uma agenda, ou então utilizarmos diretamente um smartphone com aplicativos para cada área.
Ao final deste vídeo vocês terão um link onde eu vou passar dicas de quais aplicativos podem ser utilizados no seu SmartPhone com sincronia automática com o seu computador.
Algumas das anotações, se você está trabalhando com um caderno, é muito importante que você tenha um horário para essa organização.
O que for um compromisso, vai para a sua agenda
O que for uma anotação qualquer que precisa ser lembrada algum dia ou simplesmente arquivada, vai para um
sistema de gestão de notas. Se for uma tarefa, para um sistema de gestão de tarefas. Se for um contato, o telefone de alguém, deve ir para uma ferramenta de gestão de contatos.
Se for algo que precisa ser comunicado, ou você executa uma ligação exatamente nesse momento ou envia um e-mail. Você pode também ter uma informação que você quer guardar em uma pasta física.
Algo que veio junto com você, então armazene na pasta correta, na árvore correta.
Pode ser também um idéia, que pode ser colocada no repositório de idéias ou então vincular a um mapa mental específico para essa atividade.
É muito importante desenvolver uma disciplina para classificar, armazenar e executar cada uma das coisas que estão anotadas no seu caderno ou na sua agenda. Se é uma tarefa que você pode executar rapidamente, execute-a
Se é uma ligação que precisa ser feita, execute-a. Não postergue.
Mas se é uma tarefa que exige mais que 3 ou 4 minutos, coloque ela na sua ferramenta de gestão de tarefas e finalize. Rasgue as folhas do seu caderno todos os dias. Jogue no lixo. Saiba que elas estão armazenadas.
Se existem ali informações que você precisa carregar durante o dia e você não tem o seu SmartPhone para estar com tudo sincronizado utilize a ferramenta e imprima a lista de tarefas que você precisa executar para que você tenha uma sincronia entre o que você está armazenando e organizando e o seu dia a dia.
Criar essa disciplina é fundamental. A disciplina desenvolve o hábito e esse hábito nos traz magnetismo pessoal,
nos traz determinação, nos traz confiança. Se essa disciplina é quebrada, nós nos sabotamos, deixamos de anotar e deixamos de confiar nas ferramentas que nós temos.
Lembrando mais uma vez, se você não tem um SmartPhone, tenha uma agenda para anotar os seus compromissos. Que esse pequeno caderno tenha uma área com os seus compromissos do dia seguinte
para que você tenha sincronia, tenha confiança e não se sabote.
A disciplina faz o hábito e o hábito promove o seu carater.
Promove o jardineiro realizado
De nada adianta preparar a terra, retirar as coisas do terreno, se não sabemos aonde colocar.
Por isso é muito importante ordenar todas as anotações. Se nós não ordenamos...
O que acontece? No dia seguinte, vem uma cobrança por não ter observado com carinho cada um dos itens que estão no caderno, que estão no SmartPhone.
E nisso, passamos a nos sabotar. Deixamos de acreditar na importância de anotar todas as atividades.
Por isso, ordenar é uma prática fundamental para esse método.
Como foi visto na primeira prática temos duas maneiras de arquivar os nossos pensamentos.
A primeira delas é através de um pequeno caderno ou uma agenda, ou então utilizarmos diretamente um smartphone com aplicativos para cada área.
Ao final deste vídeo vocês terão um link onde eu vou passar dicas de quais aplicativos podem ser utilizados no seu SmartPhone com sincronia automática com o seu computador.
Algumas das anotações, se você está trabalhando com um caderno, é muito importante que você tenha um horário para essa organização.
O que for um compromisso, vai para a sua agenda
O que for uma anotação qualquer que precisa ser lembrada algum dia ou simplesmente arquivada, vai para um
sistema de gestão de notas. Se for uma tarefa, para um sistema de gestão de tarefas. Se for um contato, o telefone de alguém, deve ir para uma ferramenta de gestão de contatos.
Se for algo que precisa ser comunicado, ou você executa uma ligação exatamente nesse momento ou envia um e-mail. Você pode também ter uma informação que você quer guardar em uma pasta física.
Algo que veio junto com você, então armazene na pasta correta, na árvore correta.
Pode ser também um idéia, que pode ser colocada no repositório de idéias ou então vincular a um mapa mental específico para essa atividade.
É muito importante desenvolver uma disciplina para classificar, armazenar e executar cada uma das coisas que estão anotadas no seu caderno ou na sua agenda. Se é uma tarefa que você pode executar rapidamente, execute-a
Se é uma ligação que precisa ser feita, execute-a. Não postergue.
Mas se é uma tarefa que exige mais que 3 ou 4 minutos, coloque ela na sua ferramenta de gestão de tarefas e finalize. Rasgue as folhas do seu caderno todos os dias. Jogue no lixo. Saiba que elas estão armazenadas.
Se existem ali informações que você precisa carregar durante o dia e você não tem o seu SmartPhone para estar com tudo sincronizado utilize a ferramenta e imprima a lista de tarefas que você precisa executar para que você tenha uma sincronia entre o que você está armazenando e organizando e o seu dia a dia.
Criar essa disciplina é fundamental. A disciplina desenvolve o hábito e esse hábito nos traz magnetismo pessoal,
nos traz determinação, nos traz confiança. Se essa disciplina é quebrada, nós nos sabotamos, deixamos de anotar e deixamos de confiar nas ferramentas que nós temos.
Lembrando mais uma vez, se você não tem um SmartPhone, tenha uma agenda para anotar os seus compromissos. Que esse pequeno caderno tenha uma área com os seus compromissos do dia seguinte
para que você tenha sincronia, tenha confiança e não se sabote.
A disciplina faz o hábito e o hábito promove o seu carater.
Promove o jardineiro realizado
E - Atuar (Ordenar)
9 - Ordenar o ambiente, mantendo a terra fértil
A carga de informações na era atual é imensa e provém tanto do meio externo quanto de nossos pensamentos. Na torrente informacional cotidiana, devemos manter uma boa organização, pois é muito comum a perda de informações e o esquecimento de compromissos. O ideal é anotar cada informação diretamente no local adequado, mas para isso é preciso tempo, disciplina e um dispositivo apto a receber e organizar todo tipo de informação. Quando anotamos tudo direto no local adequado e definitivo, fazemos o trabalho uma só vez.
Enquanto se caminha para esse objetivo, o que pode ser feito inicialmente é anotar tudo em um local ou dispositivo que esteja sempre à mão. Dessa maneira a informação não será mais perdida, mas deve-se manter a disciplina para que em um certo momento do dia essa informação possa ser organizada definitivamente em seu local adequado e com seus lembretes ativados. É extremamente importante que essa organização ocorra todos os dias e seja efetiva, pois possibilitará posteriormente a criaçãode uma estratégia de ação baseada nas prioridades e importância de cada informação armazenada.
Para organizar cada informação em seu local definitivo, é importante diferenciá-las quanto a sua natureza. De maneira geral temos as seguintes categorias:
Cada categoria de informação deve ser colocada no local adequado e, em cada um desses locais, ainda é necessário organizar a informação de acordo com o Jardim, ou seja, de acordo com a árvore a qual pertence.
Além da informação eletrônica, há também informações físicas como boletos, comprovantes, recibos, contratos, panfletos, cartões de visita etc. Esse tipo de material deve ser organizado em pastas físicas e para estar disponível quando necessário. Documentos físicos importantes podem ser escaneados e também arquivados eletronicamente. Isso possibilita que os dados físicos estejam disponíveis também na nuvem.
Enquanto se caminha para esse objetivo, o que pode ser feito inicialmente é anotar tudo em um local ou dispositivo que esteja sempre à mão. Dessa maneira a informação não será mais perdida, mas deve-se manter a disciplina para que em um certo momento do dia essa informação possa ser organizada definitivamente em seu local adequado e com seus lembretes ativados. É extremamente importante que essa organização ocorra todos os dias e seja efetiva, pois possibilitará posteriormente a criaçãode uma estratégia de ação baseada nas prioridades e importância de cada informação armazenada.
Para organizar cada informação em seu local definitivo, é importante diferenciá-las quanto a sua natureza. De maneira geral temos as seguintes categorias:
- arquivos
- e-mails
- contatos
- notas
- compromissos
- tarefas
- ideias
Cada categoria de informação deve ser colocada no local adequado e, em cada um desses locais, ainda é necessário organizar a informação de acordo com o Jardim, ou seja, de acordo com a árvore a qual pertence.
Além da informação eletrônica, há também informações físicas como boletos, comprovantes, recibos, contratos, panfletos, cartões de visita etc. Esse tipo de material deve ser organizado em pastas físicas e para estar disponível quando necessário. Documentos físicos importantes podem ser escaneados e também arquivados eletronicamente. Isso possibilita que os dados físicos estejam disponíveis também na nuvem.
Dinâmica
Cada participante recebe 32 tirinhas de papel, cada uma contendo um tipo de informação. O participante também recebe papéis maiores intitulados: Contatos, Compromissos, Tarefas, Arquivos, Notas, e-mail_Todo, e-mail_Waiting for e Mapa Mental. A prática consiste em dispor as etiquetas separadas e organizar as tirinhas de acordo com a natureza da informação, aproximando-as da etiqueta relacionada. Após a separação das informações por categoria, os participantes formam duplas e discutem como cada um organizou as informações que recebeu.