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E - Atuar (Planejar)
10 - Planejar o trabalho
Após a prática de organizar toda a informação coletada, algumas delas se tornarão ação, principalmente os compromissos, as tarefas e a pasta g-mail_Todo. Porém, as ações não podem ser feitas de maneira aleatória, pois isso não refletirá uma produtividade ideal e provavelmente acarretará perda de tempo.
Devemos organizar as ações de acordo com alguns critérios:
Nesse planejamento logístico de execução das tarefas, muitas vezes são realizadas simultaneamente ações referentes a diversas árvores, pois no tempo real, todas as árvores crescem e precisam de ações específicas. Há também a possibilidade de, em dados momentos, serem executadas ações estritamente ligadas a uma única árvore.
É importante estabelecer contextos para as ações, pois mesmo que uma tarefa seja extremamente importante, não é necessário que ele ocupe espaço mental enquanto estamos fora do contexto onde ela será realizada.
O critério estrela depende de cada um. A ele pode se vincular algo que seja importante para cada indivíduo como por exemplo tarefas que trarão benefícios para muitas pessoas, tarefas que trarão maiores lucros, tarefas que contribuem diretamente para a Missão do Jardim etc.
Os compromissos, devidamente marcados na agenda, já terão seus horários respeitados. Nas tarefas é possível colocar data, horário, prioridade e contexto. Para a pasta Todo do e-mail, devemos estabelecer um, ou dois, horários por dia para que nos dediquemos à resposta de solicitações via e-mail. O tempo dedicado à pasta Todo do e-mail depende da quantidade de trabalho que cada pessoa possui nesse tipo de interface.
De modo geral, todos os dias antes de iniciar o trabalho, devemos observar, por um breve momento nossa agenda, nossa lista de tarefas e nossa pasta Todo do e-mail. Com isso seremos capazes de criar uma estratégia lógica para a realização dessas ações. Esse não é um momento contemplativo e de criação, mas estratégico.
Devemos ter em mente que há três tipos de planejamento logístico para a execução de tarefas:
Ainda em relação às tarefas, além de observar as tarefas diárias, também é importante ter um momento, geralmente semanal, para observar todas as tarefas anotadas, mesmo aquelas sem prioridade, sem importância e sem data. Isso pode ser feito olhando diretamente todas as tarefas ou observando as tarefas de cada árvore individualmente. O importante é, de tempos em tempos, observar todas as tarefas existentes, pois algumas poderão ser esquecidas e outras têm, obrigatoriamente, de ser eliminadas, pois perderam o sentido.
A regra dos 3 minutos
Nem toda tarefa precisa ser anotada para posteriormente entrar num plano logístico de ação. Se surge uma solicitação e algo precisa ser comunicado, como uma ligação ou a resposta de um e-mail, e isso pode ser feito em 3 minutos, não postergue, faça imediatamente e evite de criar uma tarefa para depois. Caso julgue que levará mais tempo para realizar, anote como tarefa e realize depois, no memento propício, de acordo com o cronograma estratégico traçado.
Devemos organizar as ações de acordo com alguns critérios:
- data
- prioridade
- importância
- contexto
- estrela
Nesse planejamento logístico de execução das tarefas, muitas vezes são realizadas simultaneamente ações referentes a diversas árvores, pois no tempo real, todas as árvores crescem e precisam de ações específicas. Há também a possibilidade de, em dados momentos, serem executadas ações estritamente ligadas a uma única árvore.
É importante estabelecer contextos para as ações, pois mesmo que uma tarefa seja extremamente importante, não é necessário que ele ocupe espaço mental enquanto estamos fora do contexto onde ela será realizada.
O critério estrela depende de cada um. A ele pode se vincular algo que seja importante para cada indivíduo como por exemplo tarefas que trarão benefícios para muitas pessoas, tarefas que trarão maiores lucros, tarefas que contribuem diretamente para a Missão do Jardim etc.
Os compromissos, devidamente marcados na agenda, já terão seus horários respeitados. Nas tarefas é possível colocar data, horário, prioridade e contexto. Para a pasta Todo do e-mail, devemos estabelecer um, ou dois, horários por dia para que nos dediquemos à resposta de solicitações via e-mail. O tempo dedicado à pasta Todo do e-mail depende da quantidade de trabalho que cada pessoa possui nesse tipo de interface.
De modo geral, todos os dias antes de iniciar o trabalho, devemos observar, por um breve momento nossa agenda, nossa lista de tarefas e nossa pasta Todo do e-mail. Com isso seremos capazes de criar uma estratégia lógica para a realização dessas ações. Esse não é um momento contemplativo e de criação, mas estratégico.
Devemos ter em mente que há três tipos de planejamento logístico para a execução de tarefas:
- Longo prazo: colocar datas e lembretes em todas as tarefas que necessitem desse tipo de aviso.
- Médio prazo: visualizar sempre as tarefas dos próximos três dias.
- Curto prazo: o planejamento de execução diário.
Ainda em relação às tarefas, além de observar as tarefas diárias, também é importante ter um momento, geralmente semanal, para observar todas as tarefas anotadas, mesmo aquelas sem prioridade, sem importância e sem data. Isso pode ser feito olhando diretamente todas as tarefas ou observando as tarefas de cada árvore individualmente. O importante é, de tempos em tempos, observar todas as tarefas existentes, pois algumas poderão ser esquecidas e outras têm, obrigatoriamente, de ser eliminadas, pois perderam o sentido.
A regra dos 3 minutos
Nem toda tarefa precisa ser anotada para posteriormente entrar num plano logístico de ação. Se surge uma solicitação e algo precisa ser comunicado, como uma ligação ou a resposta de um e-mail, e isso pode ser feito em 3 minutos, não postergue, faça imediatamente e evite de criar uma tarefa para depois. Caso julgue que levará mais tempo para realizar, anote como tarefa e realize depois, no memento propício, de acordo com o cronograma estratégico traçado.
Dinâmica
Os participantes são divididos em duplas e cada dupla recebe 35 tirinhas de papel, cada uma contendo um tipo situação. Cada dupla também recebe uma folha dividida em quatro quadrantes relacionados a urgência e importância. A prática consiste em dispor as situações de acordo com o quadrante afim e, em cada quadrante, organizadas de acordo com a sequência de execução.